生成AI利用規程の作り方

第1章：生成AI利用規程の目的

本規程の目的は、社員が生成AIを安全に活用し、仕事の判断、業務改善、顧客価値の向上に役立てることです。

規程は、社員を縛るためだけのものではありません。
何を入力してよいか、何を入力してはいけないか、AI回答をどのように確認するかを明確にし、社員が安心してAIを使える状態を作るためのものです。

目的文に入れるべき要素：
・生成AIの活用を禁止するのではなく、安全に使う
・業務効率だけでなく、判断の質、顧客価値、粗利改善にも使う
・AI回答は最終判断ではなく、判断材料として扱う
・個人情報、顧客秘密、認証情報を守る
・社員の相談内容を過度に監視しない

第2章：入力禁止情報

生成AIに入力してはいけない情報を明確にします。

入力禁止情報の例：
・氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの個人情報
・顧客名、取引先名、担当者名
・契約書全文、見積書全文、請求書全文
・仕入価格、個別原価、個別契約条件などの社外秘情報
・パスワード、APIキー、認証コード
・未公開の人事情報、評価情報、給与情報
・公開前の新商品、提携、M&A、資金調達に関する情報

実務上のポイント：
禁止情報だけでなく、入力してよい情報も示してください。
例：業種、一般的な商品説明、公開済みの強み、社内で共有済みの方針、概算の粗利率、匿名化した相談内容。

第3章：AI回答の確認ルール

AI回答は便利ですが、常に正しいとは限りません。
規程には、どのような回答を人が確認すべきかを入れます。

人の確認が必要なもの：
・価格、値引き、契約条件に関わる判断
・法律、税務、労務、会計に関わる判断
・顧客、取引先、求職者へ送る正式文書
・人事評価、採用、退職、懲戒に関わる内容
・安全、品質、事故対応に関わる内容

社員向けの説明文：
AIの回答は、考えを整理するための材料です。
数字、契約、法務、人事、顧客への正式回答は、必ず人が確認してください。

第4章：社員の相談内容と管理者の閲覧範囲

生成AI導入で社員が不安に感じやすいのは、「相談内容を全部見られるのではないか」という点です。
監視される感覚が強いと、社員は本当に困っていることをAIに相談しません。

規程に入れるべき考え方：
・相談内容は本人の業務改善・判断支援のために扱う
・管理者が見る範囲は、原則として利用回数、学習状況、認定証、活用テーマなどに限定する
・法令違反、情報漏洩、重大な不正が疑われる場合のみ、会社規程に基づいて確認する
・社員に対して、管理者が見られる情報の範囲を事前に説明する

KeiBanでの考え方：
AI相談本文を上司が読む前提ではなく、利用回数・学習状況・認定証を中心に活用状況を把握します。

第5章：社内説明と運用開始

規程を作っただけでは、AI活用は始まりません。
社員に「何のために使うのか」「何を入力してはいけないのか」「最初に何を聞けばよいか」を説明します。

初回説明で伝えること：
1. AI導入の目的
2. 入力禁止情報
3. AI回答の確認ルール
4. 相談全文の扱い
5. 最初に使う質問例
6. 困ったときの問い合わせ先

初月の確認項目：
・AI相談を1回以上使った社員数
・よく使われた相談テーマ
・入力ルールで迷った場面
・社員が分からなかった経営用語
・追加すべきテンプレート