生成AIガイドラインを作る手順。中小企業はA4一枚から始めればよい
中小企業が生成AIガイドラインを作る手順を、目的設定、入力禁止情報、業務別利用例、確認フロー、見直しまでチェックリストで解説します。
先に答え
作り方は5ステップです。まず、生成AIを何のために使うかを決めます。次に、入力禁止情報を明文化します。3つ目に、営業、経理、人事、管理職など部署別に使ってよい例を作ります。4つ目に、AI回答をそのまま外部に出さず、人が確認する場面を決めます。最後に、1か月後に見直す日を決めます。最初から完璧な規程を作るより、A4一枚の運用ルールで始め、実際に出た質問や事故未遂を反映して更新する方が、中小企業では現実的です。
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なぜ重要か
生成AIガイドラインは、作っただけでは意味がありません。社員が読み、使い、迷ったときに戻れる必要があります。長すぎる規程は読まれず、短すぎるルールは判断に迷います。A4一枚で始めると、最初の説明会や社内チャットで共有しやすく、改善もしやすくなります。
まずやること
1目的を決める: 業務効率化か、経営判断の整理か、社内教育か
2入力禁止情報を決める: 個人情報、顧客秘密、契約書全文など
3使ってよい例を決める: 値引き相談、議事録要約、社内説明文など
4確認が必要な場面を決める: 顧客送付、契約、採用、補助金、税務など
5個人アカウント利用と会社アカウント利用を分ける
61か月後の見直し担当と更新日を決める
よくある失敗
インターネット上の規程をそのままコピーする
自社の業務例が入っていない
誰が更新するか決めない
事故時の報告先を書かない
KeiBanでできること
KeiBanは、生成AIガイドラインを社員が実際に使う場面へつなげられます。AI社内利用規程テンプレートでルールを作り、AI経営相談テンプレートで使える場面を示し、学習で社員の理解を補えます。
参考にした公的情報
補助金やAIガイドラインは更新されるため、申請や社内規程化の前に最新の公式情報を確認してください。
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