中小企業がChatGPTの社内ルールを作るなら、最低限何を決めるべきですか？
ChatGPTや生成AIを社員に使わせる前に、中小企業が最低限決めるべき入力禁止情報、利用目的、確認ルール、管理者の閲覧範囲を整理します。
先に答え
最低限決めるべきことは5つです。1. ChatGPTを何に使うか、2. 入力してはいけない情報、3. AI回答を外部に出す前の確認者、4. 個人アカウントと会社アカウントの扱い、5. 相談内容を管理者がどこまで見るかです。特に、個人情報、顧客秘密、契約書全文、パスワード、未公開人事情報は入力禁止にしてください。一方で禁止だけでは使われません。値引き判断、顧客提案、議事録要約、業務改善案など、使ってよい例も一緒に示す必要があります。
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なぜ重要か
社員は会社がルールを出さなくても、個人アカウントでChatGPTを使い始める可能性があります。ルールがない状態は自由ではなく、会社として管理していない状態です。ただし、厳しすぎる規程を作ると誰も使わなくなります。中小企業では、A4一枚程度の実務ルールから始め、実際に使いながら更新する方が現実的です。
まずやること
1利用目的を1文で定める
2入力禁止情報を具体名で決める
3使ってよい業務例を部署別に書く
4AI回答を社外に出す前の確認フローを決める
5相談全文を監視しない運用かどうかを明記する
61か月後にルールを見直す日を決める
よくある失敗
禁止事項だけを並べて利用例を書かない
個人アカウントの業務利用を放置する
AI回答をそのまま顧客や取引先に送る
社員の相談全文を上司が読める前提にする
KeiBanでできること
KeiBanは、社員が自由な雑談AIとしてではなく、自社の文脈に沿ったAI経営相談として使える設計です。管理者は利用回数や学習状況を確認し、相談全文の監視に寄せない運用ができます。
参考にした公的情報
補助金やAIガイドラインは更新されるため、申請や社内規程化の前に最新の公式情報を確認してください。
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