AI導入を、社員に送れる文面にする。

件名：仕事の判断にAIを使える環境を始めます

みなさんへ

本日から、仕事で判断に迷ったときにAIへ相談できる環境を始めます。

目的は、社員を監視することではありません。
また、AIに仕事を丸投げすることでもありません。

目的は、一人ひとりが自分の仕事を、売上、粗利、顧客価値、品質、業務効率とつなげて考えやすくすることです。

まずは今週中に、自分の仕事で迷っていることを1つだけAIに相談してみてください。

相談例:
- この値引き依頼を受ける前に確認すべきことは何か
- お客様への提案をもっと分かりやすくするにはどうすればよいか
- 業務の手戻りが増えている原因をどう整理すればよいか
- 今月の数字で確認すべき点は何か

AIの回答は最終判断ではありません。
重要な判断は、これまで通り上司や関係者に確認してください。

入力してはいけない情報:
- 個人情報
- 顧客秘密
- 契約書全文
- パスワード
- 未公開の人事情報

分からないことがあれば、遠慮なく聞いてください。

件名：ChatGPT・生成AIの社内利用を始める前に確認してください

みなさんへ

業務でChatGPTや生成AIを使う機会が増えています。
便利な一方で、使い方を間違えると情報漏洩や誤った判断につながる可能性があります。

今回、会社として安全にAIを使うための基本ルールを共有します。

使ってよいこと:
- 文章の下書き
- 提案の切り口整理
- 会議前の論点整理
- 業務改善案の比較
- 経営用語や数字の理解

そのまま使ってはいけないこと:
- 顧客への正式回答
- 契約や法務判断
- 価格や条件の最終決定
- 人事評価
- 医療、法務、税務など専門判断

入力してはいけないこと:
- 顧客名や個人名が特定できる情報
- 契約書全文
- 取引先との秘密情報
- ID、パスワード、APIキー
- 未公開の経営情報や人事情報

AIは、考えるための補助です。
最終判断は人が行います。
まずは安全な範囲で、日々の仕事の論点整理から使ってください。

件名：AI導入について不安がある方へ

みなさんへ

AI導入について、不安や疑問がある方もいると思います。
その不安は自然なものです。

今回のAI導入は、社員の仕事を奪うためではありません。
社員を監視するためでもありません。

目的は、仕事で迷ったときに、考える材料を増やすことです。

たとえば、値引きしてよいか迷う、提案の伝え方に悩む、業務改善の進め方が分からない、数字の意味が分からない。
そうした場面で、AIを使って論点を整理します。

AIの回答は正解とは限りません。
だからこそ、上司や関係者と話す前の準備として使ってください。

会社として確認するのは、主に利用回数、学習状況、認定証などの活用状況です。
個人の相談本文を日常的に監視する運用にはしません。

不安な点、使いにくい点、分からない点があれば、率直に教えてください。
使いやすい形に調整していきます。

件名：AI導入にあたって管理職のみなさんにお願いしたいこと

管理職のみなさんへ

AI導入で重要なのは、ツールそのものよりも、現場が安心して使える空気を作ることです。

お願いしたいことは3つです。

1. AIに相談することを責めない
AIに相談することは、考えることを放棄することではありません。
判断材料を増やす行動です。

2. AI回答をそのまま使わせない
AI回答は最終判断ではありません。
価格、契約、法務、人事、顧客への正式回答は、必ず人が確認してください。

3. 良い使い方を拾う
社員が良い相談をしたら、相談本文ではなく「使い方」を共有してください。
例:
- 値引き前に粗利への影響を整理した
- 提案前に顧客価値を言語化した
- 業務改善の打ち手を比較した

AI導入は、社員を管理するためではなく、社員がより良い判断をするための環境づくりです。
現場で使われる状態を一緒に作ってください。

件名：今週中にAI相談を1回試してください

みなさんへ

AI相談の利用開始から数日が経ちました。
まだ使っていない方は、今週中に1回だけ試してください。

最初から上手に使う必要はありません。
自分の仕事で少し迷っていることを、そのまま入力してください。

相談例:
- この仕事は会社の利益にどうつながりますか
- この値引きは受けてもよいですか
- お客様にもっと伝わる提案にするにはどうすればよいですか
- 今の業務で手戻りが多い原因を整理してください

AI回答で分からない言葉が出た場合は、学習ページで確認してください。
最初の目的は、使いこなすことではなく、仕事の考え方を広げることです。

件名：AI相談で入力してよい情報・入力しない情報

みなさんへ

AIを安全に使うため、入力してよい情報と入力しない情報を改めて共有します。

入力してよい情報:
- 個人名や顧客名を伏せた業務上の悩み
- 一般化した売上、粗利、原価、在庫、工数の数字
- 顧客への提案方針
- 業務改善の相談
- 経営用語や数字の意味に関する質問

入力しない情報:
- 氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの個人情報
- 顧客名や取引先名が特定できる情報
- 契約書全文
- パスワード、APIキー、認証情報
- 未公開の人事情報
- 社外秘の詳細資料

迷った場合は、実名を伏せる、数字を丸める、詳細を一般化する、上司に確認する、のいずれかで対応してください。

安全に使える範囲で、仕事の判断材料としてAIを活用しましょう。